文/田志刚

Outlook联系人管理

Office Outlook是 Microsoft office套装软件的组件之一，Outlook拥有很多的功能，比如可以用它来收发电子邮件、管理联系人信息、记日记、安排日程、分配工作任务等。“联系人管理”是 Outlook的重要模块之一，它可以将某个联系人所有的相关信息都集中在一起，例如姓名、电话号码、联系地址、电子邮件、生日、纪念日等。同时，不仅可以把这些联系人的相关信息进行动态管理、分类存放和快速查找，还可以方便地发送电子邮件、群发邮件、拨打电话、收发传真、发送短信等，能够非常方便地跟踪重点客户，维护客户关系，使我们在人脉管理时做到游刃有余。

实用技巧：

第一，姓名前加拼音缩写。

通常情况下，我们按照 Outlook默认的方式将姓和名输入。但如果自己的联系人很多，你就会发现在使用中有许多不便。这时你可以进行一点简单的变通，比如在每个姓名前添加上拼音缩写的方式进行设置，这将会为你在将来使用搜索时带来极大方便。在需要查找该联系人时，只需输入姓名的拼音缩写就可以找到。如果你将联系人信息同步到你的智能手机，也会方便你的使用。例如“姚明”，你可以保存为“ym姚明”，这样在搜索时只需要输入“ym”即可快速定位该人。

第二，填写详细信息里面的“昵称”。

在 Outlook联系人管理 “详细信息”下有一 “昵称”框，最好是养成在新建联系人时填写该字段的习惯。如果你在日常工作和学习中习惯称呼对方为 “王老师”，就在“昵称”中写入“王老师”，如果是称呼“王总”就写入“王总”。

在昵称填写完成后，当遇到需要批量发送邮件时（例如节日祝福、项目成员之间沟通等），你可以采取邮件合并的方式提高效率，同时以昵称为邮件的称呼，这样虽然是群发，但不同的人看到的是对其个性化的称呼，利于建立良好的印象。

第三，在“活动”里面按顺序记录联系过程。

因为朋友之间的关系需要维护，所以你必须经常与你的朋友保持联系：打 电话、发送邮件、面对面的沟通、项目的合作等。每次联系完毕后你都会了解对方更多的信息：个性、习惯、生活、工作等，如果能够将这些信息通过 Outlook的“活动”页面记录下来，那么你每次与朋友交流、沟通的效率就会更高，效果更好。

（本文作者为知名知识管理专家、摘自《你的知识需要管理》，可以通过微信号：17331899联系它）

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